Case Study · Frontida eHealth

Frontida

Ein Abo-Geschäft, das sich selbst verwaltet.

Zeitraum: Seit 2023
Umfang: Pflegebox, Hausnotruf, Bettschutz
Branche: Health · Pflegehilfsmittel

Pflegebox,Hausnotruf,Inkontinenzversorgung:HinterjedemKundenstehendieGenehmigungderPflegekasse,einVertrag,Lieferung,RechnungundlaufendeKommunikation.MeineAufgabe:dafürsorgen,dassalldaszusammenpasst.

Vorher

Genehmigungen, Verträge und Rechnungen in getrennten Systemen
Abrechnungsdateien mühsam von Hand zusammengestellt
Fehler in Rechnungen fallen erst bei der Einreichung auf
Datenänderungen brauchen einen Entwickler

Nachher

Ein Portal für Kunden und Team, angebunden an die Kassen-Genehmigung und weclapp
Rechnungen werden vorab gegen das Schema geprüft und automatisch exportiert
Fehler werden auf Deutsch erklärt, bevor etwas eingereicht wird
Änderungen laufen als Vorschlag und werden vom Team freigegeben

Die Lösung

Sechs Bausteine, ein System.

01 / 06

Kunden, Kassen und ERP in einer Plattform

Ein Kundenportal (Deutsch, Russisch, Arabisch) und ein Admin-Bereich mit rund 70 Seiten bündeln Verträge, Pausen, Kündigungen und Stammdaten. Sie sprechen mit weclapp und mit dem Genehmigungsportal der Pflegekassen, wo die Pflegekasse Bettschutz, Hausnotruf und Pflegebox genehmigt. Der Genehmigungsstatus wird alle vier Stunden abgeholt.

Kunde → Portal: Antrag und Stammdaten
Portal → weclapp: Kunde und Vertrag
Portal → Pflegekasse: Genehmigungsantrag
Pflegekasse → Portal: Genehmigungsstatus, alle 4 Stunden

Next.js
Prisma
weclapp API

02 / 06

Rechnungen ohne Handarbeit

Eine eigene Anwendung holt Rechnungen aus weclapp, getrennt für Pflegehilfsmittel und Inkontinenz. Sie erzeugt die XML-Dateien im HiMi-Format 2.4, bündelt sie zu Sendungen und lädt sie per SFTP zum Abrechnungsdienstleister hoch. Ein Nachtlauf hält den Bestand aktuell, das Team bekommt eine Zusammenfassung per Mail.

weclapp → Invoicing: Rechnungen je Kanal
Invoicing → Abrechnung: geprüfte XML-Sendungen

Next.js
Prisma
SFTP

03 / 06

Fehler erklären statt verstecken

Jede Rechnung wird vor dem Export gegen das XSD-Schema geprüft. Fehler übersetzt das System in verständliches Deutsch und ordnet sie ein: Versand, Genehmigung, Stammdaten oder Reporting. Eine Dublettenregel verhindert doppelte Einreichungen, und eine erneute Prüfung überschreibt nie einen bereits eingereichten Status.

Invoicing → Abrechnung: nur Rechnungen ohne Schemafehler

XSD
Validierung
Prisma

04 / 06

Kommunikation und Post automatisiert

Status-Mails laufen über Microsoft Graph. Anträge entstehen als vorausgefüllte PDFs, teils mit Signaturnachweis, und gehen bei Bedarf per LetterXpress als Brief raus. Kampagnen für Interessenten laufen ohne manuelles Zutun.

Kunde → Portal: Bestellung, Genehmigung, Pause oder Kündigung lösen Nachrichten aus
Portal → Mail & Post: Status-Mails, Antrags-PDFs, Briefe an den Kunden

pdf-lib
Microsoft Graph

05 / 06

Änderungen mit menschlicher Freigabe

Kündigungen, Pausen und Adressänderungen entstehen zunächst als Vorschlag und werden vom Team im Admin-Bereich geprüft und freigegeben. Erst dann wird tatsächlich etwas geändert. Jede Änderung landet mit Zeitpunkt und Person im Audit-Log und ist nachvollziehbar.

Kunde → Portal: Kündigung, Pause oder Adressänderung
Portal → Team: Vorschlag zur Freigabe, Eintrag im Audit-Log

Freigabe-Workflow
Audit-Log

06 / 06

Betrieb, der sich selbst überwacht

16 Cronjobs laufen im Container und setzen nach einem Neustart am Checkpoint fort. Ein Deploy pausiert sie über eine Sperrdatei, statt sie abzuschießen. Images entstehen erst nach grüner Testsuite und sind mit dem Commit getaggt, ein Rollback ist ein Befehl. Fehler werden nach Herkunft geclustert, Kundenuploads laufen durch einen Virenscan.

Portal → Monitoring: Fehlercluster, Cron- und Deploy-Status

Docker
GitHub Actions
Sentry

In Zahlen

0+
betreute Kunden
0+
Rechnungen pro Monat, automatisch
0
Versorgungsarten in einer Plattform
0
Sprachen im Kundenportal
0+
Pflegekassen im System

Einblicke

Das Ergebnis

Aus getrennten Werkzeugen ist eine Plattform geworden, die mit dem Geschäft wächst. Das Team kümmert sich um Kunden statt um Datenpflege, und neue Produkte lassen sich anbinden, ohne das Fundament umzubauen.

Stimmen aus dem Projekt

Besonders hervorzuheben ist seine Fähigkeit, komplexe technische Sachverhalte schnell zu erfassen und in klare, praxisnahe Lösungen zu überführen. Seine strukturierte Herangehensweise, seine Zuverlässigkeit und sein hohes Qualitätsbewusstsein machen die Zusammenarbeit äußerst angenehm und effizient.

Marc André D. · Frontida eHealth

Titus überzeugt durch hohe fachliche Kompetenz, ein ausgeprägtes Verständnis für nutzerzentriertes Design sowie durch seine zuverlässige, strukturierte und lösungsorientierte Arbeitsweise. Dank seiner Unterstützung ist unsere Website technisch auf dem neuesten Stand, performant, sicher und professionell.

Philipp H. · Frontida eHealth

Next.jsReactNode.jsPrismaMySQLweclapp APIKassen-APIMicrosoft Graphpdf-libSFTPDockerGitHub ActionsSentryHetzner

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